Един от най-честите въпроси на собствениците на онлайн магазини е какво точно трябва да получи клиентът при наложен платеж: фактура, касова бележка или и двете. Отговорът зависи от това как получавате парите и кой е клиентът.
Фактура и касова бележка не са едно и също
- Касовата бележка удостоверява плащането. Издава се от касов апарат или от софтуер, свързан с НАП.
- Фактурата удостоверява продажбата. Тя е документът, по който клиентът фирма си признава разхода и приспада ДДС.
Затова понякога е нужна само едната, а понякога и двете.
Какво е особеното при наложения платеж
При наложен платеж клиентът плаща на куриера, а не на вас. Когато плащането минава като пощенски паричен превод през лицензиран оператор, Наредба Н-18 предвижда изключение и магазинът може да не издава касова бележка. Изключението обаче има условия, а самият електронен магазин трябва да бъде деклариран в НАП.
Кога трябва фактура
- Когато клиентът е фирма. Тя ще поиска фактура, за да си признае разхода.
- Когато клиентът е физическо лице и я поиска.
- Ако сте регистрирани по ДДС, правилата за издаване и срока на фактурата идват от Закона за ДДС и е добре да ги уточним за вашия поток от поръчки.
Най-честите грешки
- Продажбата се отчита два пъти, веднъж по фактурата и веднъж по отчета на куриера.
- Върнатите пратки не се отразяват. Плаща се данък върху продажби, които не са се случили.
- Отчетите на куриерите не се равняват с банката. Удръжките и таксите остават непризнати разходи.
Как да го уредите правилно
- Опишете всички начини, по които получавате пари.
- За всеки проверете дали трябва касова бележка, фактура или и двете.
- Настройте магазина да издава документите автоматично, където може.
- Всеки месец сверявайте отчетите на куриерите с банката.
Правилата са различни за всеки магазин, затова проверяваме конкретния случай още при поемането. Вижте как работим на страница Счетоводство за онлайн магазини.
Статията е с информационна цел и не замества консултация за конкретния ви случай. Правилата се променят, затова преди важно решение се свържете с нас.